ANALISIS JABATAN DI KANTOR PELAYANAN TERPADU SATU PINTU (PTSP)

ANALISIS JABATAN

DI KANTOR

PELAYANAN TERPADU SATU PINTU (PTSP)

 

MATA KULIAH                   :  MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

NAMA                                    :  HAMBALI

NIM                                        :  50002 2425

A.     LATAR BELAKANG

Manajemen Sumber Daya Manusia sektor publik telah menjadi bagian penting dari setiap upaya reformasi birokrasi dalam menyajikan pelayanan bagi pemenuhan kebutuhan serta akomodasi berbagai kepentingan dan kesejahteraan masyarakat. Di Inggris, misalnya, dua hal dicatat oleh Dorman B. Eaton (1880) tentang MSDM yaitu “(1) .... in filling offices, it is the right of the people to have the worthiest citizens in the public service fo the general welfare,...... of character and capacity which qualify him for such service; dan (2) the ability, attaintments, and character requisite for the fit discharge of official duties of any kind, - in other words, the personal merits of the candidate – are themselves the highest claim upon an office”. Keberhasilan reformasi birokrasi dapat diawali dari keseriusan birokrasi itu sendiri dalam mengelola SDM aparaturnya. Oleh karena itu, sudah saatnya bagi birokrasi di Indonesia untuk tidak lagi kompromistis dalam melakukan rekrutmen, pemilihan dan penempatan pekerjaan atau jabatan bagi staf dan pejabat, penilaian kinerja, rotasi dan mutasi hingga membangun kapasitas, karakter, dan kompetensi individu. Semua fungsi MSDM harus dengan tegas dijalankan secara rasional dan obyektif.

Sementara itu, Henry (2004: 290-291) juga telah menguraikan peran dominan MSDM sektor publik yang telah mewarnai birokrasi Amerika Serikat (AS) sedemikian rupa sehingga memberi corak yang khas dalam memberikan layanan publik. Dengan MSDM tersebut, Henry menambahkan bahwa pemerintahan AS bersifat “.... more honest and more accountable”, sementara peran MSDM dalam birokrasi digambarkannya secara ilustratif sebagai: “ .... public human resource management was used to pry open public jobs for women, people of color, and older and disabled Americans. .... and continuing into our own time, it is being used to improve the management of government”. Dengan segala perubahan yang terjadi baik dalam masyarakat maupun birokrasi, Henry kemudian optimistis bahwa MSDM sektor publik memiliki prospek masa depan yang cerah dengan segala penyesuaian yang harus dilakukan untuk membuat birokrasi pemerintahan menjadi bernilai tambah.

Sumber: Manajemen Sumber Daya Manusia Sektor Publik di Indonesia: Pengantar Pengembangan Model MSDM Sektor Publik

Dari jurnal di atas, ada beberapa point penting yang ingin penulis garis bawahi. Pertama, pentingnya manajemen sumber daya manusia. Kedua, pelayanan publik. Manajemen sumber daya manusia dan pelayanan publik bagai dua sisi mata uang, tidak bisa dipisahkan satu sama lain.

Bertitik tolak dari pentingnya eksistensi pelayanan publik serta manajemen Sumber daya manusia melalui “penempatan” seseorang secara tepat pada tempatnya, maka penulis mengangkat tema “Analisis Jabatan pada Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu” di Kabupaten Kapuas Hulu Provinsi Kalimantan Barat.

B.     KERANGKA TEORI

1.        Definisi

Dessler (1997), mendefinisikan analisis jabatan adalah merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan  Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan.

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur. Analisa jabatan menghasilkan dua macam pekerjaan yaitu uraian jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

a.              Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi:

o    Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

o    lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

o    Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

o    Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

o    Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

o    Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

o    Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

b.        Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

o    Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

o    Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

o    Persyaratan fisik dan mental

o    Persyaratan umur dan jenis kelamin

2.        Tujuan

Analisis jabatan bertujuan untuk:

-       Peraturan Kepala BKN nomor 11 Tahun 2011 tanggal 28 Juni 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan, Analisis jabatan bertujuan sebagai acuan bagi pejabat yang bekepentingan dalam melaksanakan analisis jabatan.

-       Sumber lain menyebutkan, analisis jabatan bertujuan:

a.         Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

b.        Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

c.         Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

d.        Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

e.         Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

f.         Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja

g.        Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

3.        Langkah-Langkah Dalam Analisis Jabatan

Mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan  Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah , ada beberapa langkah dalam melakukan analisis jabatan.

Proses pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

A.  Persiapan:

1.      Perencanaan proses analisis jabatan.

2.      Pembentukan Tim.

3.      Pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran

4.      Penyampaian formulir analisis jabatan dan petunjuk pengisiannya.

B.     Pengumpulan Data Jabatan:

1.         Pengisian daftar pertanyaan.

2.         Interviuw.

3.         Observasi.

4.         Referensi.

C.     Pengolahan Data Jabatan:

1.         Penyusunan uraian jabatan.

2.         Penyusunan spesifikasi jabatan.

3.         Penyusunan Peta Jabatan.

D.    Verifikasi Jabatan

Hasil-hasil pengolahan dalam langkah ke III tersebut di atas diperiksa kembali kebenarannya, dengan melakukan pengecekan untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu diperbaiki.

4.        Metode

Untuk melakukan analisis jabatan, ada beberapa metode yang lazim digunakan. Metode tersebut, antara lain:

·           Wawancara

·           Observasi

·           Kuisioner

·           Buku harian

E.       ANALISIS MASALAH

Analisis Jabatan bertujuan untuk menghasilkan Uraian Jabatan dan Peryaratan dalam menduduki Jabatan.  Mengacu pada ketentuan perundang-undangan yang berlaku tentang Pengangkatan PNS dalam jabatan Struktural serta konsep teori yang ada, ada beberapa point yang penulis garis bawahi.

Pertama, bahwa analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk memberikan gambaran terhadap suatu jabatan sekaligus persyaratan minimal yang harus dimiliki seseorang untuk menduduki jabatan. Terkait persyaratan tersebut, dalam birokrasi ada ketentuan minimal yang harus dimiliki PNS. Dan biasanya persyaratan tersebut lebih cenderung pada jenjang kepangkatan yang dimiliki. 

Kedua, Ada perbedaan mendasar antara perusahaan swasta dengan birokrasi, di perusahaan swasta, tidak ada unsur kepangkatan. Pengangkatan pegawai dalam  suatu jabatan tertentu  lebih cenderung pada profesionalisme pegawai. Faktor-faktor lain hanya menjadi faktor pendukung, seperti masa kerja, jenis kelamin, asal usul, dan lain-lain.

Sementara di kehidupan birokrasi, faktor kepangkatan menjadi faktor pertimbangan utama atas suatu jabatan. Dan akhir-akhir ini, ada unsur politis dalam “menempatkan” PNS di jabatan tertentu. Bertitik tolak dari manajemen birokrasi dengan swasta tersebut, penulis mencoba memberikan deskripsi dan analisis terhadap “Analsis Jabatan pada Kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu” yang terkait pada “pelayanan publik”.

Mengacu pada Peraturan Bupati Kapuas Hulu Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Struktur Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Penanaman Modal Dan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Kapuas Hulu, dalam Pasal 20.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, Seksi Pelayanan Perizinan melaksanakan fungsi sebagai berikut :

a.      penyusunan  rencana kerja Seksi  Pelayanan Perizinan;

b.     penyusunan perencanaan pelayanan perizinan;

c.      perumusan kebijakan teknis pelayanan perizinan;

d.     pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi dan penyelenggaraan pelayanan perizinan;

e.      pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan perizinan;

f.      pemantauan, pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi Pelayanan Perizinan;

g.     pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Mengacu pada Peraturan Bupati tersebut, secara garis besar uraian tugas (job deskription) pada Seksi Pelayanan Perizinan adalah:

-            membuat rencana, kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, pengendalian, dan evaluasi terhadap perizinan.

Sebagai bagian dari pelayanan kepada masyarakat, proses perizinan menjadi barometer pada seberapa baik kinerja PNS dalam melaksanakan tugasnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat.

Untuk melaksanakan tugas-tugas pokok di atas (job deskription), penulis memberikan satu pokok pikiran tentang persyaratan yang harus dimiliki.

o    Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

Untuk membuat rencana yang baik, sistematis dan rasional, dibutuhkan satu kemampuan konseptual dan manajerial. Pendidikan formal minimal yang dimiliki adalah sekurang-kurangnya Diploma III, atau telah memiliki pengalaman sebelumnya dalam kegiatan perizinan. Dalam teori-teori manajemen, keberhasilan rencana kerja adalah 50% dari suatu tindakan. Dalam beberapa organisasi, sering terlihat para pejabat yang belum membuat rencana kerja secara tertulis, sehingga pelaksanaan pekerjaan cenderung dilaksanakan berdasarkan instruksi atau Anggaran yang ada (DPA). Kondisi inilah yang mengakibatkan mindset  para PNS cenderung bekerja atas dasar “hasil/uang” yang didapatkan dibanding beban tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

  

o    Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

Persyaratan pengetahuan dan keterampilan dalam melakukan pada “perizinan” antara lain, pengetahuan pada bidang layanan yang dimiliki. Mulai dari kemampuan teknis dalam memberikan layanan, kemampuan administratif dalam memberikan informasi kepada pelanggan, kemampuan melakukan koordinasi dengan pihak lain, kemampuan konseptual dalam membuat design atau standar pelayanan minimal sebagaimana amanah Peraturan Perundang-Undangan.

Kemampuan keterampilan dalam perizinan yang harus dimiliki, antara lain keterampilan dalam mengoperasikan perangkat maupun sistem pelayanan yang baik. Harus diakui, dalam kondisi sekarang ini, kemampuan dalam mengoperasikan komputer menjadi satu kebutuhan dan prasyarat utama dalam memberikan pelayanan secara “tepat, cepat, efektif dan efisien”.

o    Persyaratan fisik dan mental

Secara fisikal dan mental, tidak ada persyaratan khusus yang harus dimiliki PNS untuk menduduki jabatan “Kasubbag Perizinan”. Mental yang dibutuhkan adalah kemauan untuk memberikan layanan secara baik, dengan tulus dan ikhlas. Selama ini, ada kecenderungan PNS melayani dengan mental yang ogah-ogahan. Begitu sulit mengubah mindset PNS yang cenderung dilayani menjadi pelayan.

o    Persyaratan umur dan jenis kelamin

Untuk memberikan pelayanan yang baik, persoalan umur dan jenis kelamin tidak terlalu memiliki korelasi yang erat dengan tugas yang dibebankan padanya. Meskipun ada asumsi bahwa semakin dewasa seseoran, kemampuan melayani semakin baik. Sementara asumsi yang lain, bahwa jenis kelamin ada pengaruh pada “sikap” dalam melayani. Di beberapa instansi, seperti Bank, perempuan sering ditempatkan pada “front Officle” atau beranda depan layanan. Selain sebagai “penarik” pelanggan, perempuan dianggap sabar dalam menghadapi kondisi dan karakter pelanggan.

F.        KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian di atas,penulis menyimpulkan:

1.        Bahwa analisis jabatan memiliki fungsi yang strategis dalam mengimplementasikan “the right man on the right place

2.        Efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan, sangat bergantung pada kemampuan SDM yang ada di dalamnya.

3.        Kinerja SDM akan optimal apabila mekanisme yang dilakukan atas dasar profesionalisme, bukan kepentingan politik atau kepentingan lainnya.

4.        Sistem penempatan pegawai atas dasar Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) seyogYAnya dapat dipertimbangkan kembali dengan kondisi yang ada  sekarang.

5.        Bahwa organisasi dalam mewujudkan visi dan misi yang ada membutuhkan sumber-sumber yang relevan, yang profesional.

6.       Faktor kepangkatan hanyalah sebagai “identitas” atas masa kerja yang dimiliki seseorang, bukan pada kemampuan seseorang. Meskipun kemampuan seseorang dipengaruhi pada “masa kerja” PNS, namun di beberapa kesempatan, tidak ada korelasi yang terlalu signifikan antara kemampuan dengan pangkat yang dimiliki seseorang.

Daftar Pustaka

1.        Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan  Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah

2.        Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008  Tentang  Pedoman Analisis Beban Kerja Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah

3.        Peraturan Kepala BKN nomor 11 Tahun 2011 tanggal 28 Juni 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan.

4.        Peraturan Bupati Kapuas Hulu Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Struktur Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Penanaman Modal Dan Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Kapuas Hulu, dalam Pasal 20.